…Knowledge Management…

Pernah mendengar knowledge management (KM)? Kalo belum, mungkin bisa mampir di tempatnya pak Romi untuk mengetahui apa itu KM. Pembahasannya sangat sederhana sehingga mudah dimengerti bahkan oleh orang awam.

Nah, beberapa hari yang lalu saya sempat baca sebuah jurnal tentang KM. Judul jurnalnya Knowledge Management in the Brazilian Agribusiness Industry, Studi kasusnya di Sugarcane Technology Center(STC) . Penulisnya Rivadávia Neto dan Rogério. Mereka berdua melakukan penelitian dari 19 Maret 2005 – 12 April 2005, kemudian dirampungkan tahun 2008.

STC merupakan pusat penelitian yang meneliti tentang teknologi terbaru yang bisa diterapkan dalam perkebunan tebu, pembuatan alkohol/tuak, pengembangan varietas tebu yang baru, bahkan kontrol terhadap hama. STC merupakan organisasi yang sangat besar. Yang menarik, STC ternyata telah menerapkan KM dalam organisasi mereka.

Nah Neto dan Rogerio melakukan penelitian di STC dengan membagi proses penelitian mereka ke dalam 4 kategori.

  1. Mereka pingin tahu apa motivasi STC menerapkan KM.
  2. Bagaimana pemahaman karyawan STC tentang KM.
  3. Pendekatan manajerial dan tools seperti apa yang dimanfaatkan STC untuk proses KM.
  4. Apa hasil yang diperoleh STC setelah menerapkan KM.

Metode yang mereka pakai adalah wawancara. Dari hasil wawancara yang mereka lakukan, ditarik kesimpulan berdasarkan kategori di atas sebagai berikut:

Apa motivasi STC menerapkan KM?

  • Kurangnya sharing informasi dan knowledge maka STC jarang melakukan inovasi.
  • Buruknya manajemen informasi di STC.
  • STC mengakui bahwa information dan knowledge merupakan faktor untuk bersaing di dunia modern saat ini, kalau tidak diterapkan KM mereka akan kalah dari kompetitor lainnya.
  • STC butuh ruang untuk “Ba”. “Ba” ini istilah dari NONAKO yang menjelaskan bahwa organisasi/perusahaan perlu menyediakan ruang bagi KM.

Bagaimana pemahaman karyawan STC tentang KM?

Ada banyak persepsi tentang KM dari karyawan STC, tapi dapat ditarik kesimpulan sederhana menurut mereka dalam KM ada namely, process, information, knowledge, innovation, tacit-explicit knowledge conversion, registration, sharing, organizational culture, access and use.

Bagaimana pendekatan manajerial maupun tools yang digunakan STC untuk menerapkan KM?

Ada banyak pendekatan maupun tools yang digunakan oleh STC, antara lain:

  • Mempelajari perilaku kompetitor, bahkan penelitian terhadap pasar. Sehingga STC tahu bagaimana menghadapi kompetitor dan permintaan pasar.
  • Adanya strategi untuk manajemen informasi, bahkan dokumen elektonik. Diusahakan informasi-informasi yang ada jangan sampai ke luar organisasi.
  • Ilmu adalah aset yang tidak terwujud sehingga diusahakan agar ilmu yang ada dalam diri tiap karyawan bisa diserap agar dapat dimanfaatkan. Dalam hal ini manajemen sumber daya manusia.
  • Agar pengetahuan tiap karyawan bisa diserap, diadakan pertemuan untuk sharing knowledge baik secara langsung atau lewat intranet. Berikut contohnya:

Gambar di atas merupakan contoh undangan untuk mengikut pertemuan guna sharing knowledge. Atau bisa juga lewat dunia maya yaitu dengan login ke intranet STC. Berikut contohnya:

  • Tools berikutnya yang dipakai adalah e-learning. Bentuknya sama seperti intranet dimana setiap kasus yang dihadapi bisa di bahas dalam portal tersebut. Sebagai contoh bila seorang peneliti menemui masalah dengan hama terbaru, dia bisa mempublish masalah tersebut ke dalam portal e-learning STC. Tentunya apabila ada pakar lain yang pernah menemui masalah seperti itu akan memberikan masukan bagaimana mengatasi masalah hama tersebut. Semakin banyak pakar yang terlibat untuk membahas masalah tersebut nantinya menyebabkan knowledge yang tersedia juga semakin lengkap.
  • Ada juga tool untuk sistem pendukung keputusan.
  • Dan yang terakhir ada pendekatan “Ba”. “Ba” sebenarnya kondisi atau keadaan dimana organisasi memberikan ruang untuk proses KM. Di Brazil, tiap orang bisa punya ego yang sangat tinggi sehingga terkadang mereka tidak mau membagi pengetahuan mereka dengan yang lain. STC mewajibkan karyawannya untuk terlibat dalam kegiatan sharing ilmu sehingga mereka dapat memanfaatkan Sumber Daya Manusia dengan sangat baik.

Apa hasil yang diperoleh STC setelah menerapkan KM?

Setelah menerapkan KM ternyata STC berkembang dengan pesat. Hal ini dapat terlihat dari:

  • Waktu untuk melakukan inovasi sangat cepat sehingga hasil inovasi tersebut dapat dengan cepat pula di bawa ke pasar. Hal ini membuat para kompetitor yang lain seperti ketinggalan langkah.
  • Pangsa pasar dan portofolio dari STC berkembang semakin meluas.
  • Adanya fasilitas bagi para ahli sehingga mempercepat proses sharing knowledge.
  • STC mempunyai REPOSITORY atau dapat dikatakan perpustakaan knowledge. Hasil sharing knowledge disimpan sehingga apabila ada masalah sama yang dihadapi kemudian, dapat dengan cepat melihat arsipnya di perpustakaan knowledge tersebut.
  • Dengan menerapkan KM, STC mampu mengantisipasi pergerakan dari kompetitor-kompetitor yang lain. Hal ini menyebabkan STC lebih unggul dibandingkan kompetitornya.

Nah itu yang saya pahami dari jurnal yang saya baca minggu kemarin. Apakah teknik KM ini bisa diterapkan di Indonesia? Saya rasa bisa!!! Bukankah bangsa kita juga butuh inovasi-inovasi baru? Apalagi kita masih suka tertutup untuk berbagi ilmu bukan? Mari galakkan KM mulai saat ini, semoga ke depan bangsa kita juga semakin maju!

Semoga bermanfaat!

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s